Однажды мне позвонил мой друг Вадим и попросил помочь. Другу отказать невозможно – таким образом я стала частью оргкоманды Recast Moto Fest. Меня нет ни на одной фотографии с мероприятия (впрочем, нет практически ни одной фотографии со всех мероприятий, которые я делала), однако так получилось, что с самого начала я плотно влилась в работу над фестом. Спасибо родному агентству за понимание и помощь – ребята терпели мои отлучки, бесконечные переговоры по телефону, помогали контактами и советами. О том, каких сил стоит сделать хорошее мероприятие и о чем нужно помнить в круговороте событий, пойдет мой рассказ.

Прежде, чем я разложу по полочкам всю систему организации и расскажу, о каких вопросах надо помнить обязательно, я хотела бы сказать спасибо всем участникам этого фантастического события. Наверное, это будет самый непроплаченный рекламный пост в мире, но эти ребята заслужили большего:

1. Команда организаторов – Recast Moto Br.. Кармические братья Василий, Владимир, Михаил, Дарья и главный идейный вдохновитель и пинатель под зад Вадим. Придумали, сделали, привлекли, провели. Не без сучка и задоринки – но ни у кого из них не было опыта организации до этого этапа жизни, а ведь получилось круто!

2. Участники и их мотоциклы или велосипеды – за вашу отзывчивость и готовность провести весь день со своим мотоциклом в ангаре мы готовы целовать песок и пыль, по которым вы ездили в течение этого дня! Ребята из Park Road – вы бомба!

3. Бар «Хулиган» и их ангар – готовность ребят к любым приключениям, в том числе и таким рискованным и непонятным как мотофестиваль, навсегда останется в наших сердцах. Если вдруг у вас, читатель, есть желание сделать что-то грандиозное и крутое, и вы не знаете куда идти – теперь знайте, куда идти

Благодарности на этом не заканчиваются, однако заканчивается время бесплатного промо. Перехожу непосредственно к рассказу о том, как делать ивент. В теории качественное и успешное мероприятие – это когда люди приходят к тебе и говорят «Уоу, круто!» Можно придумать себе показатели (количество людей, количество заработанных денег, количество потраченных денег), однако реальный успех – когда люди о мероприятии думают хорошо. Наверное, за три дня после RMF я не слышала ни одного отзыва о том, что было плохо – зато получила личные звонки от друзей и не очень о том, как было круто. И вот что мы сделали, чтобы все получилось.

Правило №1. Придумай план, дату и место.

У вас есть идея, которую чешется реализовать уже давно. Для старта нужно всего ничего – план, дата и место. Обычно, когда все три пункта есть, внутренне наступает точка невозврата, и я рекомендую за эту точку браться сразу всеми руками – не сделаете, будете корить себя до конца жизни. Поэтому выбираете дату и место, а после этого делаете план. Три шага = точка невозврата. В случае с RMF, Вадим пришел ко мне уже с датой и местом, мы быстро обсудили план и начали работать.

Что нужно запланировать:

1) идея или концепт мероприятия – что вы хотите сделать, зачем это нужно людям, какие цели вы ставите перед собой;

2) дата и место – внимательно отнеситесь к дате, чтобы в этот день не было праздников (общенациональных или религиозных, но если это перекликается с концепцией, можно и в эти дни), чтобы люди могли придти к вам после работы или в выходной, чтобы место было удобным и так далее. Учитывайте нюансы места: если это государственный парк, аллея или помещение дворца культуры, без частных инициатив, то сроки и даты следует умножить на два (потому что при работе с госструктурами есть такие понятия, как согласование, обед, вышла из кабинета – конечно, не всегда, но частенько);

3) команда – правильные люди помогают сделать правильные вещи, это известно каждому, начиная с начальной школы;

4) бюджетирование – не надо делать мероприятие в минус. Ну, стоит хотя бы понимать, что если минус, то сам виноват;

5) персонал или участники – планируйте их заранее списком, а потом уже «играйте» с этим списком;

6) согласования – одно из любимых развлечений. Если у вас стальные нервы, соглашайтесь взять на себя этот вопрос;

7) промо – тут надо запланировать основные дедлайны: максимальная дата, когда должны висеть афиши, дата начала промо в соцсетях, дата запуска наружной рекламы (если у вас есть на это деньги), дата запуска (и контентная составляющая) материалов в дружественных СМИ. В век интернета, конечно, все делают упор на соцсети – но и тут у вас тоже должен быть план, потому что в организаторском вихре без плана постов в соцсетях можно быстро скатиться в пять постов за день вместо одного-двух в течение нескольких дней (что, например, произошло с RMF).

Правило №2. Разделяй и властвуй

Если вы задумали сделать что-то действительно хорошее и крутое, ваша идея находит поддержку среди людей. Соберите команду, расскажите, что вы будете делать и зачем, а потом раздайте всем четкие, понятные обязанности в рамках возможностей и способностей. И начинайте работу. Контролируйте тех, кто в этом нуждается: не стесняйтесь звонить, писать, просить еще раз, хотя мое личное правило гласит, что за двумя прое*ами следует смена исполнителя.

Правильно делегируйте обязанности: если в команде есть еще больший любитель все контролировать, и он идеально справляется с бумажками, спихните эту работу на него, а на себя возьмите другой участок работы. Разговаривайте почаще – если вы не обещаете своим людям золотых гор, то обещайте им свое внимание, понимание и совместный опыт, это уже очень ценно в наше время. Не лезьте в чужие дела – потому что в этом и есть искусство делегирования.

Предлагайте людям удочку, а не рыбу, рассказывайте, как бы вы решили эту задачу, но давайте право на самостоятельное решение и его реализацию. Это, конечно, розовые сопли из умных книг, и за неделю до мероприятия вы с гордостью плюете на это правило, но попробовать хотя бы в начале стоит! Ваша команда должна работать как механизм – у каждого есть свой круг обязанностей, об обязанностях каждого знает каждый, никто не делает чужой работы, все соблюдают дедлайны. И всегда есть кто-то, за кем последнее слово. Если все так – вы счастливый человек с отстроенным процессом в команде. Наша команда на RMF была, с одной стороны, с четкими обязанностями у каждого, с другой – мы друг другу помогали во всем. Местами это мешало, местами спасало.

Правило №3. Промо

Без рекламы и промо к вам никто не придет, кроме небольшого количества ваших друзей. Не думаю, что это именно то, чего бы вы хотели. Для промо каждого мероприятия нужно выбрать свой канал: медиа, соцсети, бумажная пресса или вообще телек. Если честно, более эффективной штуки, чем соцсети, я пока не знаю. Поэтому быть там – это must have. Заставляйте людей лайкать свое детище через контент, мотивируйте приходить на ваши мероприятия какими-то ништяками. Тут очень и очень сложно все разложить по полочкам, потому что каждый раз полочки разные. Главное понимать, что выбранный способ промо точно попадает в вашу аудиторию (что значит не рекламировать ярмарку меда во Вконташе, а воспользоваться для этого Одноклассниками или вообще «Комсомольской правдой»). И еще: на каждом пиар-семинаре людей учат созданию хороших инфоповодов. Помните главный закон PR-щика? Хороший инфоповод зачастую дает гораздо больше, чем реклама за деньги.

Я не всегда понимаю, как это работает, но например, если бы мы перекрывали улицу для RMF, то для СМИ это был бы более весомый повод, чем кастомные моцыки – у нас же в стране каждый дурак кастом собрать может, а вот улицу перекрыть только отчаянные хотят, ну, давайте про это напишем.

Для RMF я ответственно заявляю: промо мы завалили. Афиши не развесили вовремя (а потом вообще не развесили), флаеры не дораздали (а такие красивые были), зато вроде бы неплохо поработали с интернет-СМИ: думаю, благодаря активности на holiday.by, citidog.by и onliner.by нам удалось привлечь больше внимания людей не в теме к мероприятию. И да! Зачастую смысл инфопартнерства в том, чтобы получить или уникальный контент для вашего мероприятия, или баннерные показы, а в обмен дать возможность СМИ присутствовать офлайн в виде лого на печатных материалах (минимум) или в виде собственной активности на вашем мероприятии (максимум). Мой совет – соглашайтесь на все, но не в ущерб себе. И фиксируйте эти договоренности хотя бы в письме!

Правило №4. Процессы

Это ужасное слово, которое я, с одной стороны, ненавижу, с другой – не могу без него жить. Четко поставленные процессы. Переписка по проекту – в basecamp, почте или скайпе (нужное подчеркнуть). Статусы по проекту – раз в неделю на общем собрании или письмом всем. Дедлайны по проекту – вспоминаем про правило двух прое*ов. Вопросы по проекту – задаем и максимально быстро придумываем решение. Все это позволяет не затупить там, где не надо, решить все вовремя и – трампампам! – сделать качественное мероприятие.

На RMF мы, конечно, процессы заваливали тоже красиво. Особенно дедлайны. Удивительно, что все вообще получилось. Отсюда вывод – планируйте и ставьте процессы с учетом того, что вы работаете на основной работе, у вас есть дети, личная жизнь и другие отвлекающие факторы.

Правило №5. Проверяй два раза

Просто пусть это будет выжжено у вас в голове – проверяй два раза все материалы, тексты, задачи, результаты и вообще все. Проверяй, что ты проверил два раза все материалы, тексты, задачи, результаты и вообще все. Проверяй, что ты проверил, что ты проверил и записал (!) два раза все материалы, тексты, задачи, результаты и вообще все.

Я лично практически ничего не проверяла – все было настолько интенсивно, что было некогда. Это аукнулось мне на фестивале, и наверное, единственная причина, по которой все не рухнуло – это подстраховка друг друга со стороны ребят.

Правило №6. Не забывай, кому должен

Работа с партнерами – всегда самое сложное. Легче научить танцевать на сцене бобров или устроить выжигание тополиным пухом мандалы, чем без косяков провести партнерскую программу в рамках мероприятия. Бывают партнеры коммерческие – там у вас будет классическая договоренность о «ты мне, я тебе» с отчетами, результатами и прочим перечащим творческой натуре всем.

А бывают партнеры, которые просто понимают что надо помочь – в случае с RMF это были Андрей Лапс (поставил нам сцену и сценический свет) и парни из videowall.by - сами предложили, поставили, весь день мониторили и сказали в конце: «Ну, мы не ожидали что будет так круто!» И еще нам, кстати, в этот раз повезло и с коммерческими партнерами – Jack Daniel's поддержал музыкальную и фудкорт-часть мероприятия, за что очень и очень благодарим, а также отмечаем гармоничность присутствия бренда в формате фестиваля; а еще благодарим ребят из Ula Templa и Point за саппорт не только нас, но и мотокультуры в целом. RMF оказался одним из самых органичных ивентов с точки зрения интеграции партнеров в мероприятие – никто не говорил, что слишком много брендирования или что какой-то бренд смотрится не в тему. Ура!

Правило №7. Выбирай подрядчиков и партнеров по образу и подобию своему

Мой друг Артем Концевой, руководитель dev.by, недавно на True Story Club сказал очень правильную вещь: «Если вы чувствуете, что что-то с этим человеком не так, не работайте с ним». Пожалуйста, запомните эти слова – если вы действительно чувствуете, что с человеком что-то не так, то хорошего сотрудничества не выйдет. Мне повезло работать с ребятами, с которыми «все так» в рамках RMF (и не только!) – и, полагаю, именно это и позволило создать атмосферу дружелюбия, уважения и порядка во время подготовки к мероприятию, а также в день проведения.

Правило №8. Не делай мне нервы

Все когда-нибудь происходит в первый раз. Главное – не бояться. Мои нынешние работодатели однажды сказали мне, что никто на самом деле не знает, как правильно, особенно на новых, неизведанных территориях. Если вы делаете, например, фестиваль кастомных байков, вы, конечно, можете применять стандартные подходы – но не в случае, когда вы на самом деле не знаете, кто к вам придет. Не бойтесь сделать иначе – не бойтесь разобрать окно, чтобы достать трайк, не бойтесь предложить фудкорту сделать соусы на алкоголе, не бойтесь, что старый свет на заводе перестанет работать – сделайте свой. Не бойтесь профукать промо, просто замотивируйте нужных журналистов написать то, что нужно. Не бойтесь посередине мероприятия загнать в ангар еще пару мотоциклов – на улице их не увидят все, а ребятам приятно.

Другими словами, не бойтесь придумывать решения и реализовывать их. Делая RMF, мы сильно переживали. Ребята этого не скрывали, а мне мои переживания стыдно было показывать (я же опытная женщина, понимаю что к чему, мне не до переживаний). Но надо отдать должное – даже если какие-то вопросы рисков и поднимались, никто не оставался в стороне и предлагал решение. Предлагать решения – бесценное качество для команды.

Правило №9. Соберись!

Когда приходит день Х, обычно или не остается сил на психоз, или если вы слишком спокойно готовились, то наступает всеобщий катарсис. Не готовы печатные материалы, волонтеры опаздывают, никто не знает телефон электрика, где ключи от склада, принеси призы срочно, а где они, кто на входе стоит, дайте номер музыкантов, как люди узнают, где туалеты – и так далее и тому подобное. Для того, чтобы состояние дзена настигло вас накануне мероприятия, я лично рекомендую сделать следующее:

1) чек-лист – список задач, которые надо проверить за неделю, за три дня и за день до мероприятия. Отдельный чек-лист надо делать на день мероприятия для каждого из команды – чтобы никто не забыл и ничто не было забыто;

2) тайминг – если у вас есть сцена и работает ведущий, вам нужен хотя бы ориентировочный сценплан и тайминг по сцене. И специальный человек, который будет контролировать ведущего, чтобы в момент важного объявления тот не отошел покурить, поесть или вообще уже уехал;

3) два раза проверить все вышеперечисленное;

4) напоить валерьянкой или алкоголем самых буйных. Ни разу еще этот метод не подводил!

Правило №10. Будь благодарен

Говорите спасибо все время. Даже если вам говорят, что это самое говенное мероприятие, на котором пришлось побывать, поблагодарите этого человека. Если он прав – вы получили честный отклик, который позволит вам стать лучше. Если не прав – вы просто получили плюсик в карму за то, что не разгневались. Повторю, за все эти дни мы не получили ни одного негативного отзыва. Ухуууу!

ТОП-10 фейлов из моей практики для неповторения больше никогда:

1. Однажды я сама убирала гигантские кучи мусора, так как мы выделили слишком мало волонтеров по мусору на много тысяч человек;

2. Однажды мои коллеги сделали гигантскую фигуру мозга из пенопласта и строительной пены, от которой нам пришлось отказаться, так как фигура не пролезала ни в одну дверь площадки (на которой все были уже 500 раз до этого);

3. Еще ни разу у меня не сходился дебет с кредитом. Самым эпичным был случай, когда у меня осталось примерно треть бюджета, при этом в сводной таблице все деньги были отмечены как израсходованные (и даже документы и чеки на это имелись). Что это было, не знаю, но оставшиеся деньги мы решили пропить от греха подальше;

4. Однажды мы забыли сказать промоутерам, что клиентский реквизит брать нельзя – таким образом мы лишились многого интересного. В этот же вечер кто-то из кейтеринга пытался унести люксовую шубу, которую промоутеры оставили просто в проходе. Мне повезло, что я просто проходила мимо;

5. Я очень люблю ребят из palatka.by. Особенно за то, что ни разу за все случаи нашей совместной работы у меня не получилось сдать им полностью то, что мы брали: то стенки шатра нет, то стола не хватает, то стулья не те. Каждый раз плачу штраф, каждый!

6. Ни разу не делала тайминг на транспорт – поплатилась однажды примерно четырьмя миллионами доп стоимости. Однажды сделала логистику по транспорту – и все равно просчиталась в цене бензина. Вывод – просто имейте деньги на бензин Х2 к вашим расчетам;

7. На RMF я весь день простояла на входе. Это, наверное, самая большая ошибка :)

8. Однажды я засмотрелась на фотосъемку и забыла вызвать съемочной группе машину вовремя. По итогу на следующую локацию мы добирались два часа по пробкам, с кучей реквизита и с какими-то мутными водителями. Меня ненавидели за это еще пару месяцев (это же Москва, там такое прощают не сразу);

9. Еще был случай, когда мы не четко сформулировали задачу по кормежке персонала на мероприятии. По итогу все ели сосиски и батон. Ответственные были наказаны, но недовольство персонала нам аукается до сих пор;

10. Как-то раз я доверила исполнение задачи другому менеджеру, который вообще был не менеджером, но вроде был готов взяться. По итогу мы ночевали в офисе перед сдачей проекта и имели очень неприятный разговор внутри команды на предмет, кто тут козел и безответственный придурок.